Cette année vous êtes en charge de l’organisation de votre fête d’entreprise ? Vous ne savez pas par où commencer ni que faire ? Nous avons réuni dans notre article toutes les idées pour vous aider.
Définissez votre objectif
La première chose à faire est de définir votre objectif. Commencez alors par vous demander pourquoi vous organisez l’événement et ce que vous en attendez. Une fois que vous avez identifié vos objectifs et vos attentes, vous pouvez alors déterminer quel type d’événement résonnera avec votre public cible. S’agit-il d’une fête d’entreprise simple ou de la célébration d’un évènement particulier (anniversaire, Noël, Nouvel An, etc.).
Organisez la fête en fonction de votre budget
Généralement, pour organiser une fête d’entreprise, vous devez y allouer un budget spécial. Commencez donc à prévoir toutes les dépenses : décoration, repas, boisson, cadeau, etc. Pour optimiser votre budget, pensez à mettre à contribution vos collaborateurs. Les bons cuisiniers peuvent participer dans la préparation des collations, ceux qui sont doués de leur main peuvent participer à la décoration, etc.
Pour la nourriture, n’oubliez pas de penser aux besoins de vos collaborateurs. Certains ont des restrictions ou besoins spéciaux, c’est le moment de leur faire savoir que vous pensez à eux ! Pensez-y lors de l’élaboration du menu.
Planifiez votre emploi du temps
Pour faire la part des choses entre vos obligations dans l’entreprise et organiser parfaitement votre évènement, vous devez avoir une organisation sans faille ! Pour cela, listez toutes les tâches qui vous attendent et planifiez votre emploi du temps en conséquent. Pour vous servir de rappel, n’hésitez pas à utiliser les moyens que vous utilisez habituellement pour gérer votre travail (agenda électronique, rappel par email, outil de gestion de projet, etc.).
Le choix et la réservation du lieu
Le choix du lieu est aussi important, car cela représentera également une grosse partie de votre budget. De plus, selon le lieu, il va falloir effectuer une réservation à l’avance pour être certain d’avoir la bonne date. Si vous avez un budget serré, vous pouvez également envisager de faire votre fête dans la salle de réunion. Bien sûr faut-il que vous ne soyez pas trop nombreux !
Les différents prestataires à contacter
Si votre budget le permet, vous pouvez aussi faire appel à des prestataires pour vous prêter main-forte dans votre organisation. Cela peut inclure des traiteurs, des techniciens audiovisuels, des imprimeurs, des décorateurs, des photographes, des fleuristes et du personnel de sécurité, du DJ, etc. Pour vous assurer que tout se déroule selon votre plan, déterminez un calendrier pour l’événement et assurez-vous que tous les membres de votre équipe de prestataires savent quels aspects de la journée ils sont chargés de gérer.
Finissez votre fête en beauté !
Si votre événement s’est déroulé sans accroc, félicitations! Cependant, sachez que vous n’avez pas encore tout à fait terminé votre mission ! Il est maintenant temps de faire tous les récapitulatifs, de payer tous les fournisseurs et prestataires, faire un débriefing post évènement avec tous vos collaborateurs, etc.
